Todo o CRM explicado na ordem em que você vai precisar.

Em que ordem montar a conta

Cada passo aqui existe porque o seguinte depende dele. Lead que chega antes de existir fila e corretor em plantão entra sem dono e fica parado.

1. Em Configurações, confira os dados da empresa, contato e endereço. É isso que aparece no site e nos textos automáticos.
2. Em Corretores, cadastre quem vai atender. Cada pessoa com o próprio acesso.
3. Em Filas, crie pelo menos uma fila de venda e uma de locação, e coloque os corretores dentro delas.
4. Em Conexões, ligue o WhatsApp pela API oficial da Meta e, se você anuncia, o Meta Lead Ads.
5. Em Imóveis, traga o acervo pelo XML do seu sistema atual ou cadastre à mão.
6. Peça pra equipe fazer check-in e mande um lead de teste antes de subir campanha.

Entrar no CRM e ficar online

No topo da tela existe um botão que alterna entre Offline e Online. Esse é o check-in: enquanto o corretor está offline, a fila pula ele na hora de distribuir.

1. Entre em crm.cartfycompany.com.br com seu e-mail e senha.
2. Clique no botão de status no topo para fazer o check-in.
3. Ao terminar o expediente, clique de novo para o check-out.

O que o Dashboard mostra

O Dashboard é a visão do dia: leads que acabaram de entrar, origem de cada um, quantidade por etapa, tarefas pendentes e tempo de resposta. Serve para descobrir onde a operação parou antes que o lead esfrie.

Os dois jeitos de dar acesso

Na tela Corretores existem dois caminhos, e a diferença é quem escolhe a senha.

1. Cadastro direto: você preenche nome, e-mail, celular e uma senha provisória. A pessoa já entra com essa senha e troca depois.
2. Convite: você preenche nome, e-mail e celular. A pessoa recebe um link, cria a própria senha e entra.

Nos dois caminhos o acesso sai por e-mail e também pelo WhatsApp da Cartfy, desde que o campo celular esteja preenchido com um número de celular. A tela avisa por onde o recado saiu logo depois de salvar.

Trocar a senha e entrar com o Google

Em Meu perfil cada pessoa resolve o próprio acesso, sem depender do administrador.

1. Trocar minha senha: pede a senha atual e a nova. É o caminho de quem entrou com senha provisória.
2. Vincular conta Google: depois disso dá para entrar pelo botão "Entrar com Google", sem digitar senha.
3. Esqueceu a senha e não consegue entrar? Use "Esqueci minha senha" na tela de login. O link chega por e-mail.

O corretor não recebeu o acesso

Quase sempre é uma destas três coisas.

1. O e-mail caiu em spam ou em promoções. Peça para procurar por "Cartfy".
2. O celular cadastrado é um telefone fixo. O recado por WhatsApp só sai para celular.
3. O e-mail já tinha conta Cartfy em outra imobiliária. Nesse caso a senha que você digitou não vale: a pessoa entra com a senha que já usa, e a tela avisa isso ao salvar.

Como conectar o WhatsApp

A conexão é feita pela API oficial da Meta: você entra com a conta Meta que administra a conta do WhatsApp Business e escolhe qual número a imobiliária vai usar.

1. Abra Conexões e fique na aba WhatsApp.
2. Clique em Conectar API oficial Meta e entre com a conta que administra o WhatsApp Business.
3. Autorize o acesso que a Meta pedir na tela de consentimento.
4. De volta ao CRM, selecione o número na lista e confirme.
5. Registre o número com o PIN, como está explicado no próximo artigo.

Registrar o número com o PIN

Escolher o número não basta. A Meta exige um registro com o PIN de 6 dígitos da verificação em duas etapas antes de aceitar qualquer envio. Sem esse passo a conexão aparece conectada e toda mensagem é recusada.

1. No cartão da conexão, procure o aviso "Número ainda não registrado".
2. Digite o PIN de 6 dígitos e clique em Registrar número.
3. O cartão passa a mostrar "Número registrado na Meta", com o nome verificado e a nota de qualidade.

Por que às vezes só dá para mandar texto aprovado

A regra é da Meta, não do CRM: passadas 24 horas desde a última mensagem que o cliente mandou, o número só pode enviar textos que a Meta aprovou antes. Dentro dessas 24 horas o corretor escreve o que quiser.

1. No cartão da conexão, clique em Enviar textos de primeiro contato pra aprovação. Isso submete os nossos textos padrão na sua conta.
2. A aprovação é por conta: ter os textos aprovados na Cartfy não vale na conta da sua imobiliária.
3. Depois de aprovados, eles ficam disponíveis na hora de falar com um lead que está fora da janela.

A Meta está recusando ou limitando os envios

Quando isso acontece, o cartão da conexão mostra o aviso em vez de deixar você descobrir erro por erro, um lead de cada vez.

1. Sem forma de pagamento: a conta recebe mensagens normalmente e recusa todos os envios. O botão do próprio aviso abre o faturamento na Meta.
2. Envios limitados: a conta tem um teto de conversas novas por dia, que sobe conforme o histórico do número.
3. Qualidade baixa: muita gente bloqueando ou denunciando o número derruba a nota e o limite junto.

Toda mensagem nova vira lead

Quem manda mensagem para o número conectado entra como lead no CRM, cai na fila conforme as regras e ganha um responsável. A conversa fica na aba do lead, com a foto de perfil pública quando existe.

Como conectar o Meta Lead Ads

A conexão permite que os leads dos formulários cheguem no CRM assim que a pessoa envia, sem baixar planilha.

1. Abra Conexões e vá na aba Meta Lead Ads.
2. Conecte com o Facebook e autorize as permissões pedidas.
3. Escolha a Página que tem os formulários de lead.
4. Selecione quais formulários devem mandar leads para o CRM.
5. Faça um lead de teste e confirme a entrada.

Nomeie o anúncio com venda ou locação

O CRM lê o nome da campanha, do conjunto de anúncios e do anúncio para descobrir se o lead é de venda ou de locação, e para qual imóvel ele olhou. Sem isso, o lead chega sem finalidade e a fila não tem como separar.

1. Escreva Venda ou Locação no nome. O anúncio é o lugar mais preciso, porque é o mais específico.
2. Quando o anúncio for de um imóvel só, junte o código: Venda:8979.
3. Confira no primeiro lead se a finalidade e o imóvel apareceram no card.

O lead da Meta não apareceu

Quase sempre é página errada, formulário não selecionado, permissão vencida ou teste feito em outro ativo.

1. Confirme que a Página conectada é a mesma do anúncio.
2. Veja se o formulário usado no teste está selecionado no CRM.
3. Confira se a conta conectada ainda tem acesso à Página.
4. Procure o lead no Kanban com outra origem ou outro responsável antes de concluir que ele não entrou.
5. Refaça o teste pela ferramenta de testes da Meta e espere alguns minutos.

Por que selecionar formulário por formulário

Selecionar evita que campanha antiga, teste de agência ou formulário de outro assunto entre como atendimento comercial. Cada formulário marcado passa a ser uma fonte válida de lead.

1. Abra a Página conectada.
2. Revise a lista de formulários que a Meta devolveu.
3. Ative só os que devem gerar atendimento.
4. Salve e confira a origem no primeiro lead que chegar.

Como trabalhar um lead

Cada card é uma oportunidade. Clicar nele abre a ficha completa: dados, origem, conversa, imóvel, visitas e tarefas.

1. Abra o card e confira nome, telefone e de onde a pessoa veio.
2. Responda pela própria ficha, sem sair do CRM.
3. Registre o que foi combinado.
4. Crie a tarefa da próxima ação se o retorno for para depois.
5. Mova o card de etapa quando houver avanço de verdade.

O que entra no histórico da conversa

A aba de conversa do lead guarda o que passa pelo sistema, e só isso.

1. Mensagens do cliente que chegaram pelo número conectado.
2. Respostas enviadas pelo botão Enviar da própria ficha, com entregue e lida vindos da Meta.
3. Mensagens do agente de IA, quando ele está ligado.
4. O texto que o corretor registra antes de abrir o WhatsApp dele pelo botão do CRM.

O imóvel que o lead procurou

Quando o código do imóvel chega junto com o lead, seja do site ou do anúncio, a ficha mostra o imóvel com foto e o link público pronto para colar na conversa.

1. Sem imóvel vinculado, use a caixa de busca da própria ficha para marcar qual é.
2. Vinculou o errado? Clique em Trocar e escolha outro.
3. O imóvel vinculado também alimenta as regras de fila por cidade, bairro, tipo e preço.

Bolsão: o lead que ninguém pegou

Quando a fila tem um tempo de bolsão configurado e o responsável não dá o primeiro retorno dentro dele, o lead é solto para o time. Qualquer corretor daquela fila pode clicar em Pegar lead.

Lead sem responsável

Ou você atribui na mão, ou uma fila ativa faz isso sozinha. Quando acontece com frequência, o problema está na fila, não no lead.

Como configurar uma fila

Para distribuir, a fila precisa estar ativa, ter membro dentro e ter alguém em condições de receber.

1. Crie a fila com um nome que a equipe entenda, como "Locação Centro".
2. Adicione os corretores que vão atender.
3. Defina o máximo de leads ativos por corretor, se quiser segurar o volume.
4. Defina o tempo de bolsão em minutos, se quiser soltar o lead sem retorno para o time.
5. Escolha se a fila respeita o check-in e o horário de trabalho.
6. A posição define a ordem de teste: a fila de menor posição é avaliada primeiro.

As regras que separam os leads

Cada fila pode ter critérios. O lead entra na primeira fila cujos critérios ele atende.

1. Vem em todo lead: finalidade (venda ou locação), origem e o número que recebeu a mensagem.
2. Vem pelo WhatsApp: a primeira mensagem que a pessoa escreveu.
3. Vem do Meta Ads: anúncio, conjunto de anúncios, campanha, formulário e publicação turbinada.
4. Só com imóvel vinculado ou portal: cidade, bairro, tipo do imóvel e preço de interesse.

O lead não caiu na fila esperada

Confira nesta ordem: a fila está ativa, tem membro, tem alguém em plantão, e a regra bate com o que o lead trouxe. Regra restrita demais é a causa mais comum. A própria tela de filas avisa quando uma delas está parada e por quê.

Quando criar uma tarefa

Sempre que o lead exigir retorno futuro: ligação, envio de proposta, visita, documento pendente, qualquer próxima ação.

1. Abra o lead e registre o contexto do atendimento.
2. Crie a tarefa com data, horário e uma descrição objetiva.
3. Ao concluir, atualize o histórico e defina o próximo passo.

Como agendar uma visita

A tela Agendamentos mostra a semana inteira, coluna por dia. A visita entra ali de dois jeitos: marcada por você ou pedida pelo visitante do site.

1. Clique em Agendar visita e escolha lead, imóvel, corretor, dia e horário.
2. Use as setas para andar entre as semanas e o filtro para ver a agenda de um corretor só.
3. Clique em uma visita da grade para abrir o lead ligado a ela.

Confirmar a visita pedida no site

Quem escolhe dia e hora na ficha do imóvel não conhece a sua agenda. Essas visitas ficam num bloco separado, Esperando confirmação, no topo da tela.

1. Abra o bloco e veja o que foi pedido.
2. Confirme, se o horário serve.
3. Remarque, se não serve, e fale com o cliente pelo próprio lead.

Conectar a Agenda do Google

Com a Agenda do Google conectada, a visita marcada no CRM vai para o calendário do corretor e os compromissos que já existiam aparecem na grade como horário ocupado. Assim ninguém marca visita em cima de outra coisa.

1. Na tela Agendamentos, clique em conectar na faixa da Agenda do Google.
2. Autorize o acesso na tela do Google.
3. Volte ao CRM e confira se os compromissos da semana apareceram.

Trazer os imóveis por XML

Cole o endereço do XML do seu gestor imobiliário, como Vista, gestorimob, CanalPro ou Ingaia. Use o feed completo, não o de um portal específico, senão só vem o que já está anunciado lá. Dá para cadastrar mais de um.

Na hora de importar você escolhe entre duas opções, e a diferença entre elas só aparece meses depois, no dia em que você cancelar o sistema antigo:

1. Manter sincronizado: o acervo se atualiza sozinho a cada 6 horas seguindo o seu sistema atual. As fotos continuam hospedadas lá, então cancelar aquele sistema faz elas sumirem daqui.
2. Migrar de vez: trazemos uma cópia de cada foto para o nosso servidor e desligamos a busca automática. A partir daí você pode cancelar o sistema antigo sem perder nada, e passa a cadastrar por aqui.

Cadastrar imóvel à mão

Na tela Imóveis você cadastra direto no CRM, com fotos enviadas do computador ou do celular. É o caminho de quem migrou de vez e de quem tem imóvel que não está no XML.

1. Preencha finalidade, tipo, endereço, preço e características.
2. Envie as fotos e escolha qual é a capa.
3. Marque como lançamento ou ligue a um condomínio, se for o caso.
4. Publique e confira como ficou no site.

Destaques e imóveis ocultos

Imóvel marcado como destaque aparece nas vitrines da home, separado entre venda e locação. Imóvel oculto sai do site sem ser apagado, o que é o caminho certo para o que já foi vendido ou alugado mas você ainda quer no histórico.

Publicar o site

Cada imobiliária tem o próprio endereço. Na tela Site, a aba Publicação mostra o endereço, o botão de pré-visualizar e o de abrir o site público.

1. Confira o acervo na aba Imóveis antes de publicar. Site no ar sem imóvel não ajuda ninguém.
2. Use a pré-visualização para revisar antes de divulgar.
3. Publique e divulgue o endereço.

Marca, cores e equipe

Na aba Marca e cores você sobe o logo e escolhe a cor principal, que o site inteiro passa a usar. Na aba Equipe você monta a página dos corretores, com foto, CRECI e número próprio: o lead que chega pelo link de um corretor já nasce com ele como responsável.

Medição, cookies e simulador

Na aba Publicação existem dois blocos que mudam o comportamento do site.

1. Google Analytics 4 e Pixel da Meta: preencha para saber quais imóveis a pessoa olhou e para fazer remarketing. Com qualquer um dos dois preenchido, o site passa a pedir consentimento de cookies e a Política de Privacidade ganha a lista das ferramentas sozinha. Vazio, o site não grava nada no navegador de ninguém.
2. Simulador de financiamento: juros ao ano, entrada e prazo padrão que aparecem na ficha de cada imóvel de venda. O visitante pode ajustar.

Como ligar um portal

Na tela Integrações, cada portal tem o próprio endereço de XML. Você liga o portal aqui e cola o endereço no painel dele.

1. Clique em Ativar no portal desejado.
2. Copie o endereço do XML que aparecer.
3. Cole no painel do portal, no lugar onde ele pede a integração por XML.
4. Espere a primeira carga. O estado muda de "aguardando o portal" para "recebendo" assim que ele buscar.

Criar uma mensagem pronta

Em Templates você guarda os textos por categoria: boas-vindas, agendamento, follow-up, negociação e geral.

1. Dê um nome que a equipe reconheça, como "Primeiro contato".
2. Escreva o texto usando as variáveis: {{nome}}, {{corretor}}, {{empresa}}, {{cidade}}, {{bairro}}, {{preco}}.
3. Salve. O texto passa a aparecer na hora de responder um lead, já preenchido.

Vincular ao template aprovado na Meta

Fora da janela de 24 horas, a Meta só aceita texto que ela aprovou. Por isso a mensagem pronta pode apontar para um template aprovado na sua conta.

1. Ao criar ou editar o template, escolha o aprovado na lista.
2. Diga o que entra em cada posição de variável: nome, corretor, empresa, cidade, bairro ou preço.
3. Salve. Quando o lead estiver fora da janela, o CRM manda a versão aprovada no lugar do texto livre.

Como configurar o agente

O agente responde no número conectado, qualifica o interesse e entrega o lead já com contexto. A chave da IA é sua, então o consumo cai na sua conta com o provedor.

1. Escolha o provedor, OpenAI ou Claude, e o modelo.
2. Cole a chave da sua conta no provedor escolhido.
3. Defina o limite diário de conversas. Ele existe para o estouro não virar surpresa na fatura.
4. Escreva as instruções do agente: quem ele é, como fala e o que precisa descobrir do cliente.
5. Escolha a conexão de WhatsApp em que ele vai atender.
6. Teste na própria tela antes de ligar, escrevendo como se fosse o cliente.

Distribuição e follow-up automático

Duas escolhas mudam bastante o comportamento do time.

1. Quem distribui: a fila do CRM por rodízio, que é o padrão, ou o próprio agente no momento em que qualifica.
2. Follow-up: o agente pode mandar uma cobrança quando o lead some, depois do número de horas que você definir, e só em horário comercial se você marcar.

Os gatilhos disponíveis

Em Automações você cria regras a partir de quatro situações.

1. Sem primeiro contato há X horas: pega o lead que chegou e ninguém falou com ele.
2. Sem atividade há X horas: pega o atendimento que esfriou no meio.
3. X horas no estágio Y: pega o card que empacou numa etapa.
4. Ao entrar no estágio X: dispara na hora em que o lead avança.

Quais indicadores acompanhar

Comece por volume de leads por origem, quantidade por etapa, tempo de resposta, tarefas pendentes e conversão. Esses cinco números já dizem em qual das três pontas está o gargalo.

Como ativar as notificações

O CRM avisa no celular quando o corretor autoriza. No iPhone, ele precisa estar instalado na Tela de Início para que isso funcione.

1. Abra o CRM pelo navegador do celular.
2. No iPhone, use o botão de compartilhar e escolha "Adicionar à Tela de Início".
3. Abra o app instalado e entre na conta.
4. Ative as notificações em Meu perfil.
5. Se nada chegar, confira se o navegador ou o sistema não bloqueou as notificações para o site.

Como pensar a entrada por API

Na aba API Pública, dentro de Conexões, ficam o endereço e a chave para mandar leads de qualquer formulário seu. O que chega bem preenchido distribui bem.

1. Defina qual site ou formulário vai enviar.
2. Deixe nome e contato como campos obrigatórios.
3. Mande também origem, campanha ou página, e a finalidade quando ela existir.
4. Teste um envio antes de publicar a captação.
5. Confirme se o lead apareceu no Kanban com a origem certa.

Onde ver plano e faturas

Em Configurações ficam o plano atual, o estado da assinatura e o histórico de faturas, com o que já foi pago, o que está aguardando e o que venceu. Dá para trocar de plano pela própria tela.

Boas práticas de acesso

Existem dois perfis: administrador, que configura a conta inteira, e corretor, que trabalha os próprios leads.

1. Um acesso por pessoa. Senha compartilhada apaga o rastro de quem fez o quê.
2. Desative quem saiu da operação em vez de apagar, para o histórico continuar de pé.
3. Dê perfil de administrador só para quem precisa mexer em configuração.
4. Revise de tempos em tempos quem pode ver leads e relatórios.

Dados do lead e exclusão de conta

Os leads pertencem à imobiliária, não à pessoa que atendeu. Quando alguém usa "Excluir minha conta" em Meu perfil, os dados pessoais dela são removidos e o acesso acaba, mas os leads sob a responsabilidade dela voltam para o time e o histórico da empresa fica preservado.

Antes de abrir suporte

Boa parte dos problemas cai com verificação simples. Vale tentar nesta ordem.

1. Atualize a página e tente de novo.
2. Confira se a internet está funcionando normalmente.
3. Saia da conta e entre outra vez.
4. Anote qual tela estava aberta e o que você tentou fazer.
5. Se apareceu erro, guarde o texto dele ou tire um print.

Falar com o suporte

Dentro do CRM existe um botão de Suporte flutuante. Ele responde as dúvidas mais comuns na hora e, quando a resposta pronta não serve, abre um chamado para a equipe da Cartfy com o contexto do seu usuário e da sua empresa já anexado.